【菲哥來了】~Felix的日常

大家有沒有遇過這個情境，主管想看一份重要的報告，但你已經一段時間沒動過這個檔案了，早就忘記存在哪裡，最後好不容易花了十幾二十分鐘找到，還被主管碎念；或是明明有把一個檔案存在桌面，但桌面滿是文件，想找還要一個一個看檔名，既看到眼睛痠還花超多時間。相信我，這樣的問題絕不是只發生在你身上，就我的觀察，光是我公司所屬部門約40個人，就有超過七成的同事沒有檔案管理的習慣，確實這天然就違反我們想耍懶的本性。但放任我們的檔案佔領桌面，或是在重要時刻和我們玩躲貓貓，也是挺讓人困擾的。

以前的我就深受其害，我在前公司是社群小編兼產品攝影師，公司在賣機車改裝部品，所以我每週要拍近千張照片，如果你有編輯過相片原始檔就知道，不論是手機或相機，都會給每張照片一個原始檔名，但這個檔名和圖的內容無關，因此下次我要再使用這些素材時，根本沒辦法透過檔名知道這張圖的內容，還得一張一張點開，有時候光要找到正確的圖就浪費我半小時，想像一下這樣的情形每天發生，最後花掉我們多少時間。所以別再讓散落的檔案和混亂的桌面影響你，今天讓我們用七張圖輕鬆建立處理檔案的習慣。

首先，要清楚這樣做的目的，不論是怕檔案不見，還是想確保以後好找，其實都是為了達到節省時間這個目的。

如果說時間就是金錢，那每省下一分鐘，就等於幫自己省了一點錢，還能幫我們空出更多時間，留給更難和更重要的任務，所以從今天就建立檔案管理的習慣，絕對能改善我們的工作品質，想想每天都準時下班的爽感，或是可以每天陪家人朋友吃晚餐，那種滿足感就是最好的動力。

如果你有讀過「斷、捨、離」，一定知道週期性整理整頓的重要性，沒讀過也無妨，想想我們一個禮拜不整理房間，或是一個月不整理衣櫃，那會得到甚麼樣的結果，套用在文檔上也是一樣。所以面對檔案，我們要保持一個心態：主動整理! 如同你不理財，財不理你；你不整理檔案，檔案就在你需要時整你，想想文章開頭的例子吧。

那你可能會想：我需要多久整理一次檔案呢?  這需要依你當前的工作性質而定，如果你一天的工作中會處理超過50個以上的檔案，那我強烈建議每天整理，如果是一天10-20個檔案，那最慢一週整理一次。也可以把每次整理分類不要花五分鐘做為基準，如果我一週整理一次，但每次都要花半小時，那還不如你每天花5分鐘來的簡單。

當你擁有主動整理的心態時，我建議可以加上賺取時間和幫助別人的思維方式，讓你更容易堅持下去。

前面我們多次提到檔案管理就是在省時間，今天你整理好檔案只要5分鐘，最後真的有可能幫你和你的團隊省下超過五小時的時間，別忘了時間的浪費是會重覆和持續疊加的。

同時，保持助人的思維強調的是你所歸類整理的內容，要讓一個沒碰過的人也能輕鬆看懂你的檔案，這就能確保你必須把歸類、命名、排序都變得簡單，而做好這件事，實際上的最大受益者還是我們自己。

了解目的，擁有正確的心態和思維後，下面我想告訴你數位檔案管理方法，主要包含：分類、排序、命名。

為何我的金字塔是這個順序呢，因為在我看來，檔名是檔案管理的基礎單位，是每個檔案的身分證，有了檔名才能排序；而分類，就是替每個的檔案找到屬於他們的家-專屬的資料夾，這是影響後續管理和查找的關鍵。

下面我就來一一說明這些方法。

首先是分類，我們要幫檔案找到屬於他們的家，而找到之前，你必須先幫他們把家蓋好，這些家就是資料夾，但怎麼建立資料夾才好分類呢?

要對檔案進行分類，必須考量檔案的幾個重要屬性，包含檔案功能、檔案類型、檔案建立時間、檔案狀態，了解這些要素後，就能選擇最重要的屬性作為標準來建立資料夾，以下我分別舉例：

1.以檔案功能分類：就像我上圖的舉例，發票和出貨單，英文檔名都是Invoice，這時我若只靠檔名無法有效區別，最好的方式就是為每個不同功能的檔案建立資料夾，訂單資料夾/出貨單資料夾/發票資料夾等，這樣未來收到的檔案只要分別放進各個資料夾，就不會再有混淆的問題。

2.以檔案類型分類：所謂了檔案類型，也就是檔案格式，圖片檔/文件檔/模板檔，每種類型下可再細分格式，比方圖片檔常用的有.png/.jpg等格式，文件檔則有.docx/.xlsx/.pptx等格式，把不同類型的檔案分別歸類，可以讓後續查找更輕鬆省時。

3.以檔案建立日期分類：如果今天要管理的是同一種文件文件比方說都是訂單，因為我會持續不斷的收到，若要確保未來的查找方便，可透過收到日期或是一個文件的建立日期來設立資料夾，藉此區分出不同的時間段，方便未來做比對與查找。

4.以檔案狀態分類：純看名稱我覺得太抽象，其實可以這樣理解：一份文件從建立到最後完成可能經過很多個版次，又或是一個文件有模板/原稿/完成版的區別，如果通通塞在一個資料夾，查找勢必不方便，建議可以建立不同狀態的資料夾來分門別類，比方我以前要做產品型錄，我會找以前的版本做模板，然後我開始製做之後有草稿，完成後有最終發行版，所以我有模板/草稿/終版三個資料夾，以利我保存不同狀態的檔案。

以上是我認為常用的分類方式，如果各位有不錯的分類方式，歡迎留言給我，讓我們一起學習和進步。

學完第一個管理方法 - 分類後，現在要來講排序，這時我們已經帶文件回家了，可是家裡有一大堆文件，必須先幫他們像家具一樣擺在對的位置，以後才好找。

排序的方法主要運用在兩個地方，一個是個別檔案，一個是資料夾。

個別檔案的排序很簡單，後面我們會細說檔名的管理，只要有一套具有規則的檔名，個別的檔案就能自動完成排序。

關鍵的反而是資料夾，大家可以參考我上圖的例子，這是我的某個客戶所有的資料夾，數量很多且各自的內容、重要性都不同，這種情況下，給予大家一個排序的主要基準：就是使用頻率，你越常使用的資料夾，一定要擺越前面，而影響使用頻率的幾個因素，我也整理了出來：

1.與工作的關聯度：舉個例子，我是業務，因為客戶訂單與我工作的相關性很大，所以我會把訂單資料夾放在很前面；但如果我同事專門負責出貨，那他可能就會把出貨資料夾擺在最前面。

2.是否須對外發布：這裡的對外，可以是對別的同事/部門/客戶/供應商，當你有需要對外發布和寄送時，使用頻率也相對高，這樣的文件資料夾也建議往前放。

3.收到時間順序：大多時候，我們越晚收到的檔案就越是最近需要處理或頻繁檢查的檔案，此時把收納這些檔案的資料夾放在越前面，就方便及時檢查與使用。

以上是排序的操作方法，習慣性為資料夾排序後，不但能改善工作效率、節省時間，也能幫我們分清楚當前工作上，哪些任務相對重要，是個一舉多得的方法。

最後，要講到最重要也最基礎的檔案管理方法 - 命名。

前面提到，檔名就是個別檔案的身分證，有它我們才知道關於一個檔案的用途、發生時間和版次等關鍵訊息。

想跟你分享HP公司所設計並且有非常多跨國公司也在使用的命名方式，它的結構就如上圖的聯結車，由文件簡稱 + 資料/內容 + 語言版次 + 日期 而構成，下面依序為各位說明每個部分。

1.文件簡稱：比方說業務最常講的PO，其實是英文訂單 (Purchase Order)的簡稱，目的就是讓文字簡化以縮短檔名，每間公司都有一套專屬的文件簡稱，大家只要跟著已有的方法走就好。

2.資料內容：今天同樣都是一份報價單，但我是報價鋼板，還是報價螺絲，這份文件的內容就不同，這樣的差異就要靠內容部份來區別，所以通常都秀產品或服務的名稱。

3.語言版次：

(1)語言部份，比方今天是對外發布的規格書，但客戶有國內和國外廠商，規格書就會有中英文兩種規格，此時檔名就可以加上CHI或ENG以示區別，如果有其他語言，大家可以上網搜尋常用簡稱。

(2)版次部分，還是用規格書舉例，大家知道部品開發是一個漫長的過程，其間規格書可能經過多次修改，這時文件有加上版次才有利於管理，不會出現版本的衝突，浪費大家的時間。

4.日期：完成前面三個部分，最後就是加上日期了，日期的格式有很多種，且不同的國家/企業都有不一樣的習慣，可能是年/月/日，或是月/日/年，命名時務必要跟隨公司或客戶的習慣，以減輕大家的負擔。

特別是月份的使用上，有些國家習慣用英文簡稱，下面我幫你列出1-12月份的英文簡稱，基本上都是三位英文字母。

1 月 (January)，簡稱 Jan

2 月 (Febuary)，簡稱 Feb

3月 (March)，簡稱 Mar

4月 (April)，簡稱 Apr

5月 (May)，不用簡稱，直接用原名就好，佛心的五月

6月 (June)，簡稱 Jun

7月 (July)，簡稱 Jul

8月 (August)，簡稱 Aug

9月 (September)，簡稱 Sep

10月 (October)，簡稱 Oct

11月 (November)，簡稱 Nov

12月 (December)，簡稱 Dec

實際使用例子：2019Sep20，就是2019年9月20日，這也可以被表達成20190920，或是092020，看起來差很多但都是一樣的意思。

掌握這四個結構，你就掌握了檔案命名的方法，以後用它管理檔名，文件就逃不出你的手掌心了。

上面總共提到三個檔案管理的方法，分別是分類，排序還有命名，不過除了這三個主要方法外，還有幾個小技巧一併分享給你：

1.建立暫存區：顧名思義，暫存區是拿來暫放檔案的，我給你兩個我平時的用法。

(1) 不論我今天是一天整理一次還是一週整理一次，我可以先把這些待分類的檔案一收到就丟進一個暫存區資料夾，等到整理時間到時在進來一個一個處理，這是節省時間的一種方法。

(2) 針對我還不確定能否發布的檔案，不論是草稿或是待審核，我也可以建立暫存區資料夾來保存他們，等有進一步結果後才分類

除了這兩種方法外，如果你有其他暫存區的好用法，也歡迎你留言分享給我喔。

2.建立索引目錄：想到目錄，大家可能會想這不是寫報告才要用到的工具嗎? 其實管理大量的檔案和資料夾時，善用索引目錄也能省下大量時間，下面我在解釋索引目錄怎麼製作。

3.習慣備份：你如果壞過硬碟就知道，沒有任何文檔是絕對安全的，因此備份檔案非常的重要，除了一個平時常用的儲存位置(建議不要桌面，一來別人有機會亂動，二來一旦重灌或更新就很容易洗掉)，這些整理好的資料至少要存在另一個硬碟槽裡以防萬一，如果有雲端的話，多上傳一份備份到雲端也是很好的選擇。

關於雲端，個人建議小東西(不超過1G)可以用Dropbox，依據我五年多的使用經驗，Dropbox是跨裝置(電腦/手機)之間同步最快的，缺點就是要升級到進階的費用比較高；大東西(像是影片/設計檔)則會建議用Google，除了初始空間就有15G外，付費到100G也很便宜(一年才幾百塊)，供你參考；有人可能會想，怎麼不用行動硬碟呢，還是一樣的問題，硬碟都有使用壽命的，加之行動硬碟可移動，就增加損壞的風險，所以建議要備份還是靠額外的內接硬碟和雲端會比較保險。

這裡補充前面講到的索引目錄，這是我之前使用過的格式，其實可以依據個人的偏好進行調整，以這個目錄為例，我在雲端有兩個大資料夾，一個是行銷部，一個是Felix，這兩個資料夾中各有那些子資料夾，我把資料夾的連結貼上，然後補充說明這些資料夾的內容是甚麼，這可以幫助其他同事來查找資料，或是我很久沒碰這些資料夾，突然要找檔案時也可以參考目錄，人的記憶力畢竟有限，有紀錄的東西才是實在的。

看到這邊，檔案管理的方法就說明完了，謝謝你有耐心地讀完，簡單把重點整理如下圖：

用積極的心態整理檔案，透過好的思維來養成管理檔案的習慣，藉由正確的方法來節省時間，再加上方便的工具來放大效益，長此以往，你也能讓檔案變成你的好幫手，而不再是難纏的對手。

看完也希望你以後不要再把桌面當成檔案們的家，請把桌面當成一個用來觀賞桌布的地方，這裡給你一個好辦法，找一張美圖當桌布，想想如果塞滿檔案有多影響美觀，你一定會願意去整理檔案的，只要多利用這些方法，我相信你能省下更多的時間喔!