大家有沒有遇過這個情境,主管想看一份重要的報告,但你已經一段時間沒動過這個檔案了,早就忘記存在哪裡,最後好不容易花了十幾二十分鐘找到,還被主管碎念;或是明明有把一個檔案存在桌面,但桌面滿是文件,想找還要一個一個看檔名,既看到眼睛痠還花超多時間。相信我,這樣的問題絕不是只發生在你身上,就我的觀察,光是我公司所屬部門約40個人,就有超過七成的同事沒有檔案管理的習慣,確實這天然就違反我們想耍懶的本性。但放任我們的檔案佔領桌面,或是在重要時刻和我們玩躲貓貓,也是挺讓人困擾的。
以前的我就深受其害,我在前公司是社群小編兼產品攝影師,公司在賣機車改裝部品,所以我每週要拍近千張照片,如果你有編輯過相片原始檔就知道,不論是手機或相機,都會給每張照片一個原始檔名,但這個檔名和圖的內容無關,因此下次我要再使用這些素材時,根本沒辦法透過檔名知道這張圖的內容,還得一張一張點開,有時候光要找到正確的圖就浪費我半小時,想像一下這樣的情形每天發生,最後花掉我們多少時間。所以別再讓散落的檔案和混亂的桌面影響你,今天讓我們用七張圖輕鬆建立處理檔案的習慣。
首先,要清楚這樣做的目的,不論是怕檔案不見,還是想確保以後好找,其實都是為了達到節省時間這個目的。